Veel organisaties zijn er mee bezig of denken er over na: de move naar SAP S/4 HANA. Door sommigen gezien als een noodzakelijk kwaad, door andere als een grote kans om business benefits te realiseren. . Één ding is zeker: de weg is vol gevaren en er zijn al een hoop resources op verloren gegaan – en dat terwijl de meeste organisaties er nog mee van start moeten gaan. Hier delen we onze ervaringen en een aantal aanwijzingen over hoe het wél voor elkaar te krijgen.

SAP… de Duitse bedrijfssoftware waar de allemaal van houden en tegelijkertijd een hekel aan hebben Met ongeveer 40.000 organisaties die SAP ECC gebruiken bij hun kernprocessen, is het zeker wijdverspreid en een serieze ruggengraat voor veel bedrijven en industrieën. De betrouwbaarheid en robuustheid zijn de kern geweest van het succes van het product en dat van veel organisaties, maar tegelijkertijd ook een bron van frustratie toen (online) business snelle aanpassingen begon te eisen voor nieuwe bedrijfsmodellen en -functies.

En dan doet SAP S/4 haar intrede, het ERP herontwikkeld voor een nieuw tijdperk. Hoewel het al een half decennium geleden werd gelanceerd, moeten de meeste bedrijven nog steeds beginnen aan hun reis naar S/4. Aan de ene kant blijken de voordelen van S/4 in vergelijking met de huidige situatie nog steeds moeilijk te laten verkopen. Aan de andere kant is de overstap naar S/4 niet hetzelfde als een periodieke upgrade, en zelfs die worden traditioneel door veel organisaties uitgesteld.

Sommigen hebben de stap al gemaakt, aangespoord door de belofte en visieof door de noodzaak om hoe dan ook wijzigingen aan te brengen en dit te combineren met S/4. Uit die voorbeelden kunnen heel wat lessen worden getrokken, waar degenen die het nog moeten gaan doen hun voordeel mee kunnen doen…

Dit is het eerste in een reeks korte artikelen waarin een aantal van deze lessen worden uitgelicht. Doe er je voordeel mee en blijf aangehaakt voor de volgende!

Waarheen en in hoeveel stappen?

Wat is je intentie voor het overgaan naar S/4? Het meest basale scenario is misschien gewoon om “in support” te blijven met je ERP. Met wat meer ambitie zie je het als het neerzetten van een nieuwe basis om (veranderende) bedrijfsbehoeften beter te ondersteunen. Het volgende niveau is als je zelfs concrete business transformatiedoelen hebt die de overstap naar S/4 je helpt bereiken.

Als je de kern van je bedrijf raakt, moet dit over het algemeen niet alleen de pijn en risico’s met zich meebrengen van een migratie zoals in dat basisscenario, maar ook enkele echte business benefits opleveren. Omdat het een migratie wordt genoemd, wordt het vaak eerst gewoon doorgegeven aan IT. Ervoor zorgen dat het niet alleen een IT-feestje is, is essentieel om
er voor te zorgen dat het de moeite waard is. Tegelijkertijd maakt het opblazen van en het teveel dingen stoppen in één project of programma en het vastbinden aan één datum het managen ervan er ook niet eenvoudiger op. Denk dus na over een solide roadmap voor de transitie (of transformatie).

De roadmap maakt het mogelijk om de reis in beheersbare stappen te maken in plaats van in één grote sprong. Gek genoeg hoeft dit niet langer te duren! Met een goede roadmap zijn zowel de scope van elke stap en het vooruitzicht erna helder – wat risico’s reduceert en helpt bij de buy-in, daarmee voorkomend dat je scope creep krijgt doordat alles in het project gepropt wordt vanuit een “nu of nooit” gedachte, waarmee afhankelijkheden zo complex worden dat nergens meer beweging in zit (of alles uit elkaar valt).

Aangezien de migratie/conversie zelf behoorlijk omvangrijk kan zijn en sommige dingen echt het beste tegelijkertijd kunnen worden gedaan (bijvoorbeeld het wijzigen of opschonen van het rekeningstelsel of de juridische structuur), is het de moeite waard om te onderzoeken wat er al kan worden gedaan vóór (in ECC, in de organisatie, in andere legacy systemen) en wat er gedaan kan worden ná de feitelijke go-live met S/4 (verbeteringen, automations). Voor de laatste categorie moet dit nog steeds worden gekoppeld aan het project of op een andere manier worden vastgelegd, om te voorkomen dat “later” “nooit” blijkt te zijn.

Waarom en hoe – en waarom zo?

Het helpt om aan het begin duidelijke doelen (en niet alleen een budget) te hebben, maar waar het echt op aankomt, is om gedurende de reis aan het realiseren van die doelen te blijven vasthouden. Ogen op de bal, graag. Een gedeeld begrip van wat een programma wanneer zal opleveren en wat we moeten doen om dat voor elkaar te krijgen, voorkomt discussies en teleurstellingen. Duidelijk (en gecommitteerd!) hebben wat echt belangrijk is en wat een “nice to have”, zorgt ervoor dat we moeilijke beslissingen kunnen nemen als we onder druk van tijd of geld staan.

Veel van de druk van tijd en geld kan trouwens worden vermeden: we zijn nog steeds verbaasd hoeveel projecten starten zonder een duidelijke methode en plan (en niet alleen een planning). Dan natuurlijk: dat plan, de aanpak en de methodologie echt begrijpen en niet alleen op “PowerPoint-niveau” vooraf. En dat begrip en de implicaties ervan delen met alle teams en stromen. Dit voorkomt veel verrassingen en vertragingen onderweg. Weet waar je aan begint, wat de gevolgen van de aanpak zijn en welke risico’s er in de gaten moeten worden gehouden. Wat zijn de entry criteria van elke fase en hoe zorgen we ervoor dat deze worden ingevuld door de stappen ervoor?

Geen “dat zien we tegen die tijd wel”, onder het mom van Agile. Geen uitstel van executie (of doorschuiven naar de volgende fase) voor besluiten over moeilijke onderwerpen. Stel elke vraag en eis duidelijke en volledige antwoorden van je partners en je eigen mensen hierin. Nee, je bent niet dom als je basisvragen stelt, je zult je pas dom voelen als je dat niet doet en het project ontspoort omdat die basis werd aangenomen maar niet werd afgedekt.

Als je dit allemaal hebt gedaan, heb je een basis gelegd waarmee je controle kunt krijgen over het project, je partners en – niet in de laatste plaats – je resultaten.

Als je het gevoel hebt dat je te weinig constructieve kritiek/kritisch denken hebt in je organisatie, vraag dan een onafhankelijke partij om de challenger te zijn (en het je eigen mensen als onderdeel van het proces bij te brengen).

Wat is het volgende?

Nu we het over het waarom en hoe hebben gehad – ja, nog steeds hoog over 😉, duiken we in het wat, wie en nog een heel aantal andere zaken met hun struikelblokken in het volgende deel van deze serie.

Laat ons weten wat je denkt, deel je opmerkingen of vragen. We zijn altijd geinteresseerd in feedback en andere perspectieven.

Als je denkt dat je wel wat hulp of bespiegelingen op je eigen S/4 reis kan gebruiken, hoever je ook al onderweg bent,neem dan contact met ons op voor een openhartig gesprek.