Bij het horen van sommige verhalen over SAP S/4-programma’s kan het lijken alsof Frodo’s tocht om van de “One Ring” af te komen een makkie was. Zo hoeft het echt niet te zijn. In deze serie artikelen delen we onze ervaringen en tips over hoe je het op de juiste manier aanpakt.

In het eerste deel hebben we een aantal vragen (en suggesties) gesproken rondom het waarom en hoe van het starten van de SAP S/4 reis. Als je het nog niet hebt kunnen lezen, kun je het hier vinden.

Laten we nu het volgende deel induiken.

Welk … field?

Aangezien S/4 echt een product is dat losstaat van ECC (en SAP zich daarmee heeft ontdaan van allerlei verplichtingen rond overdraagbaarheid en neerwaartse en opwaartse compatibiliteit), is elke migratie in de basis een nieuwe implementatie. Dan komt de keuze, gaan we voor “greenfield” of “brownfield“. Greenfield is in essentie het neerzetten van een nieuw systeem en dat inrichten met de kennis en bedrijfsvereisten van vandaag – niet gebonden of geholpen door alles wat we hebben gebouwd en gebruikt in “legacy ERP”. En bij Brownfield nemen we alles wat we hebben over op dit nieuwe platform.

Door enkele van de meer fundamentele veranderingen/keuzes die SAP heeft gemaakt als onderdeel van de herontwikkeling, gaat een “Brownfield” in elk geval gepaard met (technische) restricties. Van code die niet meer functioneert op het HANA-platform tot functies die zijn “gesimplificeerd” – wat in sommige gevallen betekent: “lean, mean en een stuk beter – welkom in de 21^e eeuw” en in sommige gevallen gewoon: “niet langer beschikbaar”.

Gelukkig kun je met een “Readiness Check” controleren waar je problemen kunt hebben met deze Simplifications en de beperkingen vanwege maatwerkontwikkelingen. Dit is een analyse van het gebruik van het ECC-systeem en maatwerkcode om de impact van de overstap te beoordelen – en hoeveel pijn het zou doen om je oude manieren los te laten / mee te nemen naar S/4.

Maar aangezien dit een migratie is en geen upgrade, is er nog een andere belangrijke invalshoek bij deze greenfield/brownfield keuze. Welke en hoeveel data wil ik meenemen? Welke instellingen zou ik anders willen dan toen ik jaren geleden met SAP begon? Als we het hier over auto’s zouden hebben: bij een upgrade tunen we de motor en knappen we misschien de stoelen op, leggen er nieuwe matten in en maken we de ramen schoon, bij S/4 krijgen we een nieuwe auto. En de familie die ‘m gebruikt, kan veranderd zijn.

Fields of golden

Er is dus nog een 3^e optie genaamd “Goldfield” – die natuurlijk alleen al door de naam aantrekkelijker klinkt dan “bruin” 😉. Het idee is dat je de voordelen van een nieuwe start combineert met het behouden van wat je hebt opgebouwd en wat je dierbaar is. De kern hiervan is “selectieve datatransitie” (SDT) – kiezen welke gegevens en customising settings je meeneemt en deze tijdens het migreren ook transformeren naar de standaarden van de nieuwe wereld.

Zoals iedereen die ooit een migratie van/naar een ERP heeft gedaan weet, ligt de complexiteit in de onderlinge afhankelijkheid van de data. Je kunt alleen van je oude materialen of klanten of leveranciers afkomen als er geen openstaande items, bestellingen of restvoorraden voor zijn. Ook al hebben de partijen die deze SDT uitvoeren schijnbaar magische tools om gegevens te transformeren als onderdeel van het proces, het betekent nog steeds dat het bedrijf er veel werk aan heeft om dit soort open einden te minimaliseren – en te bepalen wat “noodzakelijk/voldoende” is in de toekomst.

Helaas is er hier geen toverstafje – je moet dit werk uiteindelijk doen. En omdat we nog steeds veel organisaties tegenkomen waar de kwaliteit van de gegevens en het eigenaarschap niet bepaald optimaal is, een heads-up je klaar te maken om hiermee om te gaan.

De volgende vraag wordt dan: welk deel van al het werk moet je zelf doen en welk deel kun je overlaten aan partners – en onder welke voorwaarden.

Wie heb je nodig op je missie? (en hoe veel)

Op deze tocht heb je een aantal reisgenoten nodig. Afhankelijk van je eigen kunnen, capaciteit en ambities kunnen ze variëren van “huurlingen” tot partners die echt achter je staan en met je meedenken. Hoe dan ook, je moet op de hoogte en slim zijn over waar je voor gaat betalen, anders betaal je uiteindelijk op een andere manier.

Afhankelijk van wat je wilt bereiken zoals beschreven in deel 1, valt het programma uiteen in een paar delen: (1) de data conversie/migratie (altijd), (2) de SAP system changes en die in het landschap eromheen – (het minimum als als enkel gebaseerd op Simplification, tot uitgebreid(er) afhankelijk van de noodzaak/ambtitie) en de (3) proces- en andere business veranderingen (hey, Fiori!) die je wilt of moet realiseren (wederom, minimaal tot uitgebreid). En last but not least – om alles samen te brengen – overall integratie (4).

Data migratie (1)

Bij het kiezen van de Selective Data Transition (SDT)-aanpak voor de datamigratie/-conversie is er maar een beperkt aantal partijen die de kunde en de “zegen” van SAP hebben om dit te doen. Deze zegen is belangrijk, want ook al is S/4 een ander product dan ECC en is de functionaliteit daarmee anders, je wilt wel garanties dat je data-integriteit in tact blijft als je er slechts een deel van overbrengt en er ook nog wat transformatieve magie op loslaat. Dus als je “Goldfield” gaat, beperk je het aantal potentiële sherpa’s voor het datamigratiegedeelte van de reis al tot een handjevol.

Aangezien de meeste hiervan samenwerken met een vast aantal systeemintegrators (SI’s) om andere delen van het werk te doen, wordt het veld snel kleiner. Dat is makkelijk, zou je denken, maar je wilt er wel zeker van zijn dat je krijgt wat je nodig hebt, en niet wat de SI aan je wil verkopen.

Systeem wijzigingen (2)

Een belangrijke opmerking hierbij is dat SAP Services een van de partijen is die de SDT uitvoert en ook hulp biedt bij de andere aspecten van de migratie, zoals de systeemwijzigingen. Het is ook belangrijk om op te merken dat in vergelijking met andere SI’s, SAP één uniek verkoopargument heeft dat meteen ook hun beperking is: ze kennen SAP het beste… en alleen SAP. Dus als je een systeem- en proceslandschap hebt met complexe integraties naar andere (niet-SAP) systemen: dan heb je iemand extra nodig (dat kan natuurlijk ook jezelf zijn) om op te treden als de echte systeemintegrator. Ja, S/4 is niet helemaal anders dan ECC en veel interfaces zijn nog steeds hetzelfde, maar vooral als je de kans grijpt om een aantal structurele wijzigingen aan te brengen in je (stamgegevens, processen, organisatiestructuur) setup, wil je er toch wel zeker van zijn dat er niets anders omvalt in het landschap.

Business changes (3)

En dan is er nog dat deel van de veranderingen aan de bedrijfs(organisatie)opzet en -processen. Als je een volwassen organisatie hebt, een goede enterprise architectuur capability en de mechanismen om de discussies over de beslissingen voor de toekomst te faciliteren, dan ben je goed toegerust. De meeste organisaties zijn nog niet zo ver. En voor hun normale dagdagelijkse werk is dat ook prima. Maar bij dit project moet je die vaardigheden hebben en erop kunnen vertrouwen. Ontwikkeld dit dus zelf of werk samen met een of meerdere betrouwbare partners die je hierin steunen en de business support rol en/of de essentiële rol van enterprise architectuur op zich nemen.

De business support rol wordt ook vaak gekoppeld aan “Organisational Change Management”. Nog een punt om op te letten, want veel organisaties realiseren zich niet hoe belangrijk dit is voor het succes van een programma. We hadden eens een klant die letterlijk zei

“Wij doen hier niet aan Change Management”.

aan het begin van een transformatietraject. Op een gegeven moment tijdens de rit veranderde hij van gedachten, maar idealiter neem je het van het begin af aan serieus.

De algehele vorm en lijm (4)

Vervolgens moet dit alles samenkomen door middel van overall integratie en orkestratie. Vooral als je meerdere partijen hebt die stukjes van de puzzel nemen, moet je ervoor zorgen dat alles samenkomt in dezelfde puzzel – geen gaten, ontbrekende stukjes of verkeerde aansluitingen. Uiteindelijk ben jij degene die met de rotzooi blijft zitten (van vertraging of in het ergste geval: niet live gaan, enorme problemen in hyper-care of eindeloze CR’s en vingerwijzen en schuldspelletjes tussen de partijen).

Duidelijke contracten zijn één kant van het verhaal (we zouden daar alleen al een artikelreeks aan kunnen wijden), maar een échte samenwerkings-/partnerschapsgeest en -cultuur én het naleven van de governance is wat ervoor zorgt dat je niet terug hoeft te vallen op de clausules van het contract – met een advocaat.

Hele team

Nu we de verschillende onderdelen van het team dat je moet samenstellen hebben besproken, voelt het misschien als heel veel om rekening mee te houden. En dat is waar, en essentieel. We willen je niet afschrikken – we willen er alleen voor zorgen dat je goed voorbereid bent. Dit wordt het team waarmee je goede en slechte tijden zult beleven tijdens de reis. Wie houdt je veilig, op koers, houdt het tempo erin, het moreel hoog en zorgt ervoor dat niemand en niets achterblijft? Dit zal zelden één partij zijn (sommige grote SI’s kunnen/willen je alles bieden), omdat je echt de beste combinatie moet vinden die past bij jouw behoeften en situatie, en die je scherp en eerlijk houdt. De crux is dat je – binnen welke combinatie je ook terechtkomt – het vermogen hebt om vanaf het begin en onderweg bewust te toetsen, te beslissen en uit te voeren.

Heel eenvoudige tip (maar te vaak nagelaten): controleer of je in de cruciale functies mensen hebt die al eerder een volledige levenscyclus (van start tot overdracht naar operatie) hebben gedaan in een soortgelijk project.

Wat is het volgende?

Nu we hebben gekeken naar een deel van het waarom, hoe, wie, waartoe, zullen we in de volgende aflevering(en) dieper ingaan op een aantal meer specifieke “wat”s en “wanneer”s en andere onderwerpen zoals: architectuur, end-to-end processen, business partners, to rise or not to rise.

We staan zoals altijd te popelen om van jullie te horen, over jullie S/4-verhalen, of vragen te beantwoorden. Voel je vrij om contact met ons op te nemen als je opmerkingen, feedback of andere vragen hebt. Of om gewoon “hallo” te zeggen.